Ankara’da bir vakıf üniversite hastanesi arşiv ve tıbbi dokümantasyon ünitesi envanterinde bulunan kâğıt yapıdaki tıbbi belgelerin dijitalleştirilme sürecinin değerlendirilmesi

Abstract

Bu çalışma, kuruluşundan günümüze kadar hastanede oluşturulmuş hasta bilgilerini içeren kâğıt ortamda saklanan hasta dosyalarının bilişim teknolojileri kullanılarak, dijitalleştirilmesi süreçlerin tüm bileşenlerinin araştırılması, raporlanması ve uygulayacak kurumlara bir yol haritası oluşturma hedefini taşımaktadır. Çalışmanın temel amacı Türkiye’deki tıbbi arşivlere örnek olacak biçimde, tıbbi arşivlerin geçmiş birikimlerini güncel olan ile birleştirerek, etik ve mevzuat kuralları ve dünyada benimsenmiş standartlar çerçevesinde, sürdürülebilir-yönetilebilir iş süreçlerine yönelik bütüncül tartışmaları gündeme getirecek farkındalık yaratmaktır. Bu çalışmada izlenilen yöntem olarak; Türkiye’deki tıbbi arşiv ve tıbbi dokümantasyon süreçlerinin nasıl işlediğini ve karşılaşılan problemlerin neler olduğunu belirlemek için “Görüşme Formları” kullanılmıştır. Tıbbi dokümantasyon ve tıbbi arşiv süreçlerine ait ulusal ve uluslararası standartlar ve hukuki mevzuat araştırılmıştır. Dijitalleştirme süreçlerinde kullanılan güncel bilişim teknolojileri araştırılmış, maliyet analizi yapılmıştır. Ankara ilinde bulunan bir vakıf üniversite hastanesi arşiv ve tıbbi dokümantasyon ünitesi envanterinde bulunan kâğıt yapıdaki tıbbi belgelerin, dijitalleştirme pilot projesi uygulamaya konulmuş ve sonuçlar, yapılması planlanacak hasta dosyalarının dijitalleştirilmesi çalışmalarına katkı sunması amacıyla raporlanmıştır. This study aims to research and report all components of digitization processes of patient files stored in paper media containing patient information created in the hospital since its establishment, by using information technologies, and to create a road map for the institutions that will implement it. The main purpose of the study is to create awareness that will bring holistic discussions on sustainable-manageable business processes, within the framework of ethical and legislative rules and standards adopted in the world, by combining the past knowledge of medical archives with the current one, as an example to medical archives in Turkey. As the method followed in this study; "Interview Forms" were used to determine how the medical archive and medical documentation processes in Turkey work and what problems are encountered. National and international standards and legal regulations regarding medical documentation and medical archive processes have been researched. Current information technologies used in digitization processes have been researched and cost analysis has been made. The digitization pilot project of the paper-based medical documents in the archive and medical documentation unit inventory of a foundation university hospital in Ankara was implemented and the results were reported to contribute to the digitization of the patient files to be made.